e-Mail-Flut besiegen
Vor ein paar Jahren hieß es in vielen Unternehmen eMail ist nicht businesskritisch.
Ja, aber heute kann sich kaum einer noch vorstellen, im Berufsleben ohne eMail auszukommen. E-Mails sind aus unserem beruflichen Alltag einfach nicht mehr wegzudenken. Jeden Tag verbringt der deutsche Arbeitnehmer im Büro einen Großteil seiner Arbeitszeit mit dem Sichten, Sortieren, Antworten und Verteilen seiner E-Mails.
Viele Mitarbeiter und Vorgesetzte sind jedoch inzwischen durch die E-Mail-Flut schon gestresst: eilige Terminsachen, Sitzungsprotokolle, Rückfragen, Terminanfragen. Der Zufluss versiegt nie und fordert die Ständige Aufmerksamkeit. Zudem werden die erwarteten Antwortzeiten kürzer, die Verteiler immer größer und die Texte immer länger.
Manch einer kommt gar nicht mehr nach, die E-Mails noch geordnet in die verschiedenen thematischen Ordner zu verschieben. Das Eingangspostfach quillt über und ab und zu gehen in der Menge auch Mails einfach unter.
Manch einer versucht die Zeit in den vielen Besprechungen zu nutzen, um zwischendurch ein paar E-Mails zu checken oder zu beantworten. Oft kommt es einem so vor, dass schon viele Entzugserscheinungen haben, wenn Sie einmal zwei Stunden nicht am PC sitzen und sofort auf Mails reagieren können. Neulich sagte ein Kollege, dass er schon aufgegeben habe, unwichtige Mails zu löschen, da er selbst dafür keine Zeit mehr hat.
Zudem unterbrechen die E-Mails Mitarbeiter häufig im Arbeitsprozess. Nicht selten hört ein Kling oder ein Fenster poppt hoch, wenn eine Nachricht eingetroffen ist. Der Mitarbeiter wird in der aktuellen Arbeit gestört und beschäftigt sich erst mal mit anderen Themen, bevor er zu seiner Arbeit zurückkehrt. Dieser Bürowahnsinn kostet Untenrehmen Milliarden. Wie Studien in den USA herausgefunden haben. Die Zeit, die Arbeitnehmer ungestört an einer Arbeit siten können, bevor sie durch Mails abgelenkt werden, beträgt im Durchschnitt gerade einmal elf Minuten. Nach der Unterbrechung stehen andere Themen im Vordergrund. Im Durchschnitt vergehen 25 Minuten, bevor wieder zur ursprünglichen Aufgabe zurückgekehrt wird.
Interessant, nicht wahr? Man weiss jedoch inzwischen, dass Multitasking für den Menschen nicht wirklich machbar ist. Die vielen Unterbrechungen führen zu Ablenkung, Unkonzentriertheit und Überforderung.
Wie kriegen Sie die E-Mail-Flut in den Griff?
1. Legen Sie feste Zeiten für das Lesen von Mails fest. Z.B. morgens wenn Sie kommen bevor Sie Ihren Tagesplan aufstellen. So können Sie zunächst checken, was in Ihrer Abwesenheit eingegangen ist und welche neuen Aufgaben zu erledigen sind. Danach können Sie in Ruhe Ihren Tagesplan aufstellen und Ihre Arbeit beginnen
2. Beantworten Sie E-Mails, die mit nur 1-2 Sätzen beantwortet werden können sofort. So ersparen Sie sich die Mühe, sich diese Mails noch einmal anschauen zu müssen.
3. Verschieben Sie die beantworteten Mails, direkt in den jeweiligen Unterordner oder Ablageort, den Sie vorgesehen haben. So vermeiden Sie, dass Ihr Postfach überquillt. Sie haben immer nur offene Mails im Posteingangsfach
4. Löschen Sie unwichtiges sofort. Manch einen kostet das Überwindung, da man ja nie weiss, ob man eine Mail doch noch einmal mal bracht. Aber seinen Sie sicher, wenn es wichtig, dringend und eilig ist, wird man Ihnen die Mail noch einmal schicken.
5. Verschieben Sie Mails, auf denen Sie cc stehen sofort. Auf diese Mails müssen Sie nicht antworten, sonst hätte der Absender die Mail direkt an Sie gesendet. Die Mail ist nur zu Ihrer Information oder nur, weil der Absender einen bewusst großen Verteiler gewählt hat. Auch wenn Ihnen das am Anfang schwer fallen mag, aber probieren Sie es, diese Mails sofort zu verschieben. Sie werden sich wundern, wie viel Erleichterung Ihnen das bringt und zusätzlich diszipliniert es Ihre Mitarbeiter oder Kollegen, Sie bei wichtigen Themen direkt anzuschreiben und nicht immer alle auf cc zu setzen. Am besten Sie kündigen Ihr Vorgehen aber in den Team- und Abteilungsmeetings an, damit Sie niemanden vor den Kopf stoßen.
6. Wenn Sie merken, dass die Mailkommunikation in einem Vorgang Überhand nimmt, dann greifen Sie zum Telefon oder organisieren einen Termin. Häufig gibt es diese unendlichen E-Mailketten. Da wird kommentiert, ergänzt, angemerkt und die Mails gehen hin und her. Hier sollten Sie frühzeitig stoppen, denn oft ist ein klärendes Gespräch mit allen Beteiligten effektiver.
7. Melden Sie sich von Newslettern ab.
Prüfen Sie, ob Sie den Newsletter wirklich brauchen. Manchmal sind wir nur zu bequem einen einmal bestellten Newsletter auch wieder abzubestellen. Falls Sie ihn tatsächlich vermissen sollten, können Sie sich ja wieder anmelden.
8. Im Team kann es hilfreich sein, Spielregeln für die E-Mail-Kommunikation aufzustellen, wie z.B. im Betreff gleich anzugeben um was für eine Information es sich handelt.
Eignen könnte sich Entscheidung erforderlich: Thema x, Terminsache Thema y, zur Kenntnis: Thema z und so weiter und so weiter. So erkennt der Empfänger auf die Schnelle, was von ihm erwartet wird.
9. Schließen Sie ihr Mailprogramm ab und zu bewusst. Sie müssen nicht jede Sekunde erreichbar sein. Wenn Sie an einem Konzept oder Vorgang sitzen, dann schalten Sie Ihr Mailprogramm am besten ab. Nur so haben Sie ungestört Zeit, sich dieser Aufgabe zu widmen. Unterbrechungen durch aufpoppende Mails sind nicht hilfreich, sondern lenken nur ab. Wenn etwas wirklich wichtig, dringend, eilig ist, wird man Sie im Zweifel anrufen. Wenn Sie die Arbeit abgeschlossen haben, können Sie das Mailprogramm wieder starten und nachschauen, was in der Zwischenzeit eingegangen ist.
10. Stoppen Sie die Funktion Empfangs- und Lesebestätigen. Das erzeugt nämlich nur unnötigen Aufwand beim Empfänger und E-Mailflut bei Ihnen. Selten ist diese Funktion wirklich notwendig, es sei denn Sie brauchen Beweise, dass der andere die Mail bekommen aber nicht reagiert hat. Im Zweifel wird der Empfänger aber eine andere Ausrede parat haben ;-)
11. Am Abend können Sie noch einmal einen letzten Blick in das Postfach werfen. Löschen Sie Unwichtiges sofort und verschieben es in die Ordner. So gehen Sie sicher, dass im Posteingang nur Themen sind, die zu bearbeiten sind. Am besten ist es natürlich, wenn Sie Abends einen leeren Posteingang haben. Dann können Sie ruhigen Gewissens in den den Feierabend gehen.